オンライン臨床教育評価 システム(EPOC2)

E-POrtfolio of Clinical training

〇EPOC2関連でUMIN ID発行に関するお問合せが殺到しております。迅速に利用申請処理を進めるため、
UMIN ID発行に関してはお問合せの前にまず下記をご参照ください。


1.研修プログラムによるUMIN ID一括申請
  既利用の研修プログラムは、追加申請をご参照ください。新規利用の研修プログラムはまずこちらから 新規利用申請して頂かないと一括登録できません。
2.個人によるUMIN ID個人申請
 UMIN ID個人申請をご参照ください。

〇EPOC2運用開始のため、例年の倍以上の利用申請を頂いておりますが、申請後1か月以内には事務処理はできております。申請後1か月立っても通知が来ないケースの大半は、「新規利用申請でオンライン作成した新規利用申請書を捺印の上、UMINまで送付いただけていない」ケースです。 申請処理の進捗状況に関するお問い合わせは、利用申請後1か月後以降にお願いします。


研修プログラム管理担当者(通常は基幹型研修病院の職員)がEPOC2の利用申請とUMIN ID、研修施設の一括登録を行うためのページです。

協力型研修病院・施設及び研修医、指導医等、メディカルスタッフ、患者等はEPOC2の利用申請とUMIN ID、研修施設の一括登録をしないので、このページを参照する必要はありません。

研修開始年度の前年度の12月頃より利用申請を受付を開始します。研修開始後にも常時利用申請は受け付けています。

パソコンでの利用を前提にページが作られています(申請画面操作およびアップロードファイルの操作が必要なため)。

下記の手順に記載がない不明な点は【FAQ:管理者】をご一読ください。

利用料金

研修医1名あたり(研修期間中)、3,000円(税込)です。
 利用料金は、研修プログラムが支払います。協力型医療機関、施設は支払う必要がありません。 研修医自身の事情(病気による研修中断等)や研修施設・その他の事情で臨床研修の期間が延長になった場合でも、超過利用に対する料金の追加は発生しません。当該研修医が臨床研修を終了するまでEPOC2システムを利用することができます。ただし、研修医が、研修中断等の後もしくは研修中断がなくとも、研修プログラムを変更した場合には、新しい研修プログラムが利用料金をあらためて支払う必要があります。
また指導医等、メディカルスタッフ、患者、管理者(研修プログラム管理担当者、研修施設担当者)については、利用人数に関係なく利用料金は発生しません。

支払時期

いつから: 原則として、研修医の人数後が確定する『国家試験発表後』 にお支払いください。 発表前にお支払いいただいても結構ですが、返金は出来かねますのでご留意ください。

いつまで: 下記の無料利用期間の終了前に必ずお支払いください。料金未払いのまま、無料利用期間が過ぎた場合は、利用できなくなります。

〇2020年4月1日以前に既利用申請、新規利用申請された場合
⇒2020年4月1日を起算日とし、2020年9月末までの6ヶ月間が無料利用期間となります。

〇2020年4月1日以降に既利用申請、新規利用申請された場合
⇒ご利用可能日(既利用申請、新規利用申請後に研修プログラムに「利用開始のお知らせ」のメールが送信された日)より後6ヶ月間が無料利用期間となります。

支払超過分

支払い超過分については、お返しできませんのでくれぐれもご注意ください。

振込み先銀行口座

(既利用申請をされる方へ:2020年度研修開始の研修医分から、銀行口座が変更になっていますのでご注意ください。)

金融機関: 三菱UFJ銀行(0005)
  支    店   : 本郷支店(351)
  種    別   : 普通預金
口座番号: 0302889
口座名義: 一般社団法人国立大学病院長会議
名義カナ: シヤ)コクリツダイガクビヨウインチヨウカイギ

研修プログラム管理担当者(別途EPOC2業務専用のプログラム管理用IDが3つ発行されます)以外は、個人に対して発行される「個人用UMIN ID」のみのご利用となります。QRコード入力を行うメディカルスタッフと患者等には、UMIN IDは必要ありません。

研修プログラム管理担当者が、研修プログラム管理担当者としての作業を行う場合には、この3つのプログラム管理用IDを使いますが、研修プログラム管理担当者も個人用UMIN IDを同時に取得しておくことを推奨します。その理由は、1)試用系での動作や設定の確認の際に研修医役や指導医役として、個人用UMIN IDを利用できるので便利であること、2)他の研修プログラムの協力型施設になる場合に個人用UMIN IDが必要であることです。

1.既にUMIN IDをお持ちの場合はお持ちのUMIN IDをEPOC2でご利用いただけます。

2.事務部等に代理入力してもらう研修医、指導医等、メディカルスタッフも、UMIN IDの取得が必要です。

3.UMIN IDの取得には、研修プログラムがEPOC2運用に向けて実施する個人用UMIN IDの一括登録と利用者ご本人様による【個人取得】とがあります。EPOC2利用の場合は、通常、既利用申請時、新規利用申請時(必要であれば追加申請も可能です)に一括登録を行います。一括登録の方法は、次節の既利用申請、新規利用申請、追加申請の手順をご参照ください。

UMIN ID入力とQRコード入力:  UMIN ID入力の場合には、他の利用者が入力したデータ(どのデータが参照できるかはアクセス権限によりますので、詳細はこちらをご参照ください)や自分が過去に入力したデータを参照できます。一方、QRコード入力の場合には、他の利用者が入力したデータは一切参照できないばかりでなく、自分が過去に入れたデータも参照できません)。メディカルスタッフは、両方の方式が可能なので、UMIN ID入力のメリットとUMIN ID発行の手間の両方を考慮して決めてください。


利用者大区分利用者中区分利用者小区分UMIN IDの種類
研修施設
(医療機関等)
職員
医師研修医個人用UMIN ID
指導医等個人用UMIN ID
(QRコード入力は行わないが、入力画面へ容易にアクセスするためにQRコードを活用できる)
医師以外の
研修施設
(医療機関等)
職員
メディカルスタッフ個人用UMIN ID
(管理職、次年度以降も継続的に評価する方)
QRコード入力のためUMIN IDを使用しない
(管理職、次年度以降も継続的に評価する方以外)
管理者研修プログラム管理担当者3つの研修プログラム管理担当者用UMIN ID(=プログラム管理用ID)
  • epockanri-施設英字略称
  • epoctanto1-施設英字略称
  • epoctanto2-施設英字略称
※追加発行、文字列の変更等はできません。
研修施設担当者個人用UMIN ID
患者等患者等患者等QRコード入力のためUMIN IDを使用しない

混雑時期(1月から5月)にご申請いただきますと、開設完了通知までおよそ1カ月程度のお時間をいただいております。
お早目の申請にご協力ください。

ご申請頂きました順番に処理を行っております。 急ぎの開設願い等はお受付することが困難であることご了承ください。

既利用申請とは

過去に一度でもEPOC2/Standard EPOC/Minimum EPOCをご利用された基幹型施設、研修プログラム管理担当者用UMIN ID(=プログラム管理者ID)をお持ちである方が対象となるオンライン申請となります。

既利用申請手順

新規利用申請とは

EPOCを基幹型として一度も使ったことが無い施設が対象となるオンライン申請となります。

新規利用申請手順

※追加申請とは

運用開始後に研修施設リストおよびUMIN ID一括申請の追加が可能です。

追加申請

新規利用申請手順

今までStandard/Minimum EPOCを一度も利用したことのない施設が対象となります。


手順1.[研修プログラム] 新規利用申請書の作成に必要な下記の情報を予め準備しておきます。これらの情報は、UMINセンターからの郵送、メール、電話連絡にも使われます。


基幹型研修指定病院の名称、郵便番号、住所⇒郵送に使うので名称、住所は重要ですが、基幹型研修指定病院は地域では有名なので名称変更、地域内の住所変更はあまり問題はないと思います。ただし、県名、市町村名を間違えると本当に郵便が届かないので注意お願いします。
病院長名、プログラム責任者名、連絡担当者名⇒連絡担当者名を間違えると郵便、電話が院内でたらい回しになる可能性があるのでご注意ください。病院長名、プログラム責任者名は、新規利用申請書の作成に使いますが、間違えても訂正印を押して提出いただければ大丈夫です。
連絡担当者の所属・職名、電話番号、FAX番号、電子メールアドレス:いずれも重要ですが、特に電子メールアドレスは絶対に間違えないようにお願いします。また連絡担当者の電子メールアドレスは、連絡担当者本人だけが見られるアドレスではなく、臨床研修に関する業務を担当する複数の人が読めるアドレスが望ましいです。
施設を表す英字略称(3文字以上6文字以内)⇒他の研修プログラムが既に使っていると使えませんので、いくつかご用意ください。この文字列は、研修プログラム管理担当者用UMIN IDの文字列作成に利用されるだけです。あまりこだわっても意味がないと思われます。
支払元口座名義人(カタカナ)⇒入金の確認に利用しますので間違えないようにお願いします。
研修予定の研修医数⇒後から変更可能なので国家試験不合格者等が出ても大丈夫です。

手順2.[研修プログラム⇒UMIN]新規利用申請書の作成をWebで行う。

1)作成した新規利用申請書を印刷しますので、プリンターが接続されているか、印刷可能かを事前に確認してください。
2)入力データを間違えた場合、新規利用申請書を印刷ができなかった場合には、やり直すことができます(ただし、英文字略称は同じものが使えません)。やり直すたびに新規利用申請書の「利用申請番号」(Sに7桁の整数の付いた形式「S000xxxx」)が変わります(新規利用申請書のサンプルはこちら)。捺印して、郵送した新規利用申請書の「利用申請番号」に該当する新規利用申請のみが有効となります。
3)Web画面の遷移を事前にご確認ください。最終的に自動生成される新規利用申請書のサンプルも事前にご確認ください。

新規利用申請書のオンライン作成

(待機).[UMIN⇒研修プログラム]手順2を実施すると直ちに自動生成された新規利用申請書(新規利用申請書のサンプルはこちら)が画面に表示されます。
(待機).[UMIN⇒研修プログラム]手順2を実施すると直ちにUMINセンターから「受付完了のお知らせ」のメール(件名は「【 EPOC2 利用申請】受付完了のお知らせ」、本文のサンプルはこちら )が送信されます。

手順3.[研修プログラム⇒UMIN] 自動生成された新規利用申請書(新規利用申請書のサンプルはこちら)を印刷して、プログラム責任者の捺印をした上、UMINセンター(住所は新規利用申請書に記載)に郵送お願いします。これが正式な新規利用申請手続きになります。


(待機).[UMIN] UMINセンターがプログラム管理者IDの発行、該当研修プログラム用のEPOC2のセットアップを行う。尚、セットアップとは、研修プログラム管理者がログインして各種の設定を開始できる状態にすることを意味します。セットアップが完了しても、その時点で直ちに研修医や指導医がデータ入力できるわけではありません。
(待機).[UMIN⇒研修プログラム] UMINセンターからセットアップ完了後に「利用開始のお知らせ」のメール(件名:「【 EPOC2 利用申請】利用開始のお知らせ」、本文のサンプルはこちら)が送信されます。
(この時点では、EPOC2のセットアップはできていますが、プログラム管理者用IDが研修プログラム側に届いていない場合には、実際には各種設定を開始することはできません。)
(待機).[UMIN⇒研修プログラム] 新規利用申請通知書、プログラム管理用ID(UMIN ID)通知文書、見積書請求書が郵送されます。
(この時点で「利用開始のお知らせ」が届いていれば、実際にEPOC2を使うことができます。)

1月から5月頃までの利用申請の多い時期は、研修プログラム管理担当者用UMIN IDの発行までに約1か月程お待ちいただいております。問い合わせは、1か月以上郵送されない場合にのみお願いします。

手順4.[研修プログラム] 研修施設、UMIN IDの一括登録用のエクセルファイルを作成します。
(この作業は、もっと前にやっておくことができます。)

下記のフォーマットをダウンロードいただき


手順5.[研修プログラム⇒UMIN] オンラインで協力型研修施設、UMIN IDのエクセルファイルをアップロードします。また新規利用申請書作成時に入力した情報に変更や誤りがあれば、訂正することが可能です(この訂正は、手順5以降いつでも可能です)。
(この作業は、プログラム管理用IDの通知文書が郵送されないと実施できません。)


「EPOC2 - 研修プログラム運用状況」画面から、こちらの作業の手順に従って、施設追加、UMIN 一括申請を行います。

EPOC2 - 研修プログラム運用状況

※お手元に届きました下記のプログラム管理IDとそのパスワードを使ってログインください。

(待機).[UMIN] 研修施設追加、UMIN IDの一括登録の作業を行う。
(待機).[UMIN⇒研修プログラム] UMINセンターでUMINのサーバ上にUMIN IDとパスワードの通知書をアップロードし、メールで研修プログラムに通知

手順6.[研修プログラム] UMIN IDとパスワードの通知書及び「UMIN電子メール転送方法」をダウンロードし、印刷して該当者に配布。

手順7.[研修プログラム⇒UMIN] 国家試験の結果や実際の研修開始の状況に合わせて、研修医の申請人数の変更を行います。研修医数に変更がなければ、この作業を行う必要はありません。


「EPOC2 - 研修プログラム運用状況」画面から、こちらの手順に従って、研修医数の訂正を行います。
EPOC2 - 研修プログラム運用状況

手順8.[研修プログラム⇒UMIN] 利用料金の支払いを行います。


追加申請手順(研修プログラム運用開始後の研修施設追加、UMIN ID一括登録)

手順1.[研修プログラム] 研修施設、UMIN IDの一括登録用のエクセルファイルを作成します。

1)研修施設が既にEPOC2に登録済であれば研修施設の追加はEPOC2の画面からできます。登録済でない場合やある程度まとまった数の研修施設の追加がある場合には、追加申請お願いします。
 2)UMIN ID取得は各自個人で行うことも可能で、2、3名の追加であれば、個人で取ってもらうのがよいと思います新規利用申請(個人申請)。数十人となると一括登録の方がよいと思います。

下記のフォーマットをダウンロードいただき


手順2.[研修プログラム⇒UMIN] オンラインで協力型研修施設、UMIN IDのエクセルファイルをアップロードします。

「EPOC2 - 研修プログラム運用状況」画面から、こちらの作業の手順に従って、施設追加、UMIN 一括申請を行います。

EPOC2 - 研修プログラム運用状況

※プログラム管理IDとそのパスワードを使ってログインください。

(待機).[UMIN] 研修施設追加、UMIN IDの一括登録の作業を行う。
(待機).[UMIN⇒研修プログラム] UMINセンターでUMINのサーバ上にUMIN IDとパスワードの通知書をアップロードし、メールで研修プログラムに通知

手順3.[研修プログラム] UMIN IDとパスワードの通知書及び「UMIN電子メール転送方法」をダウンロードし、印刷して該当者に配布。