オンライン臨床教育評価 システム(EPOC2)

E-POrtfolio of Clinical training

〇全利用者共通FAQ・お問合せ

1.1 対応ブラウザについて
1.2 UMIN IDについて
1.3 障害情報について
1.4 医学部学生の一括登録について

〇研修医・指導医用FAQ・お問合せ

2.1 研修医・指導医等・メディカルスタッフ(UMIN ID入力)の方はこちら
2.2 メディカルスタッフ(QRコード入力)の方はこちら

〇管理者(研修プログラム管理担当者・研修施設担当者)用FAQ・お問合せ

管理者の方は、研修医・指導医・メディカルスタッフ・患者等用FAQを含め、すべてのFAQをお読みください。
3.1 管理者の皆様はこちら

◆一般的な質問
[Q3104a]EPOC2の説明資料について
[Q3105a]現在Standard/Minimum EPOCを利用している2019年度研修医1年目は2020度どのようにしたらいいのか
[Q3106a]現在のStandard/Minimum EPOCのような区別はあるのか
[Q3107a]EPOCで設定していた研修プログラムの設定をEPOC2に引き継ぐことは可能でしょうか
[Q3108a]地域医療研修時に行うことが求められる「在宅医療」に関して
[Q3109a]協力型病院の指導医の登録は必要か
[Q3110a]事務部門で試用系を使っていろいろ設定や入力を試してみたいと思いますが、研修医、指導医等のUMIN IDは各個人用で事務部門では使えません。試用系を使うためにダミーのUMIN ID(実在しない人に対するID)を発行してもらえないでしょうか。
[Q3111a]研修医による評価は研修プログラム同様に研修プログラム管理担当者側で加工可能な形でダウンロード出来ますか
[Q3112a]2020年度研修医1年目について、旧EPOC(Standard/Minimum)を利用することは出来ますか
[Q3113a]2019年12月16日以降、α2版、β版において2020年度用の設定を行った場合、2020年4月運用開始の正式版はα2版、β版で設定した内容にて利用出来るのでしょうか
[Q3114a]正式版の試用系はいつまで使えるのでしょうか
[Q3115a]私物のスマホを使用するのか/個人のスマホ、インターネットを使用した場合にお金がかかる
[Q3116a]院内スマホもしくは専用タブレットから操作できるとよい。
[Q3117a]個人のスマホを使用する場合のセキュリティに問題があるのではないか。
[Q3118a]360度評価では、すべての患者さんに評価してもらうのか
[Q3119a]スマートフォンだと見にくい、操作しにくい
[Q3120a]一つ一つの選択肢の文章が長くてつらい
[Q3121a]研修医評価は、評価票ⅠⅡⅢの3画面だけ評価するのか。
[Q3122a]EPOC2のmini-CEX、DOPS、CbDによる評価がありましたが、何を元にEPOC2に入れられたのでしょうか。(2020/01/23)
[Q3123a]患者IDの暗号化について(2020/2/20更新)
[Q3124a]【研修ブロック情報の管理】ページ内のブロックコードとは何のことでしょうか。
[Q3125a]EPOC(Standard/Minimum)/EPOC2の正式名称を教えてください。
[Q3126a]個人用端末(スマートフォン、タブレット、パソコン等)の利用についての注意事項はありますか。
[Q3127a]EPOC2は今後医学生の卒前臨床教育の評価にも活用されるということでした。EPOC2は、後期(専門)研修の評価にも同様に活用できるのでしょうか。
[Q3128a]「基本的臨床手技」の臨床手技26項目、検査手技5項目、診療録2項目について
[Q3129a]研修施設としては、研修医、指導医全員のUMIN IDを研修プログラム管理担当者が知っている必要がありますか?
[Q3130a]評価にあたってのUMIN IDとQRコードの使い分け
[Q3131a]マニュアルがないとEPOC2は使えませんか?
[Q3132a]EPOC2は、2020年4月からの実際の運用は可能でしょうか。
[Q3133a]QRコードを使う場面について、教えてください。
[Q3134a]研修医から指導医に対する評価を入力することは可能でしょうか。
[Q3135a]夜勤で内科(又は外科)当直を実施した場合、一般外来研修のカウントはどのように入力すればよろしいでしょうか。
[Q3136a]メディカルスタッフによる評価は、どの範囲で実施すればよいでしょうか。
[Q3137a]指導等の入力代行機能の導入時期と代行入力に使うUMIN IDについて教えてください。
[Q3138a]研修医、指導医等、メディカルスタッフ、研修プログラム管理担当者、研修施設担当者について、各情報の参照(読み込み)権限、登録/参照(書き込み/読み込み)権限(登録できるということは、当然登録したデータを参照する権限もあります)について教えてください。
[Q3139a]研修医、指導医等、メディカルスタッフのUMIN IDを事務部門で預かって、それらのUMIN IDを用いて、事務部門で代行入力してよいですか。
[Q3140a]研修医が指導医、メディカルスタッフに評価依頼をする方法(指導医、メディカルスタッフが研修医から評価依頼を受ける方法)
[Q3141a]2020年度から「選択必修科目」は無くなります。「研修ブロック情報の管理」の「選択必修」について
[Q3142a]病歴要約はEPOC2に登録できるのでしょうか。
[Q3143a]指導医が不在になる可能性がある診療科(選択科)について、代替措置として指導医相当の上級医に研修医を評価してもらう場合、当該上級医を指導医として登録することは可能か。
[Q3144a]UMIN IDの登録をせず、QRコードのみ使用して評価を行うものはEPOC利用上、何か登録が必要となりますか。
[Q3145a]EPOC2上の『指導医の管理』で指導医登録をしていない指導医が研修医を評価することはできないということでしょうか。
[Q3146a]看護職・コメディカルの指導者が担当上級医・指導医を評価することは可能でしょうか。
[Q3147a]全般的にEPOC2でいう『上級医』の範囲について
[Q3148a]「研修医」メニューの「経験症候/疾患の記録」において指導医に評価を「システム上で依頼」する場合、指導医の選択はどのように行うのでしょうか。
[Q3149a]「指導医」メニューの「mini-CEX/DOPS/CbDの登録/参照」において、研修医が自己評価を入力しない場合でも指導医のみで登録することは可能でしょうか。
[Q3150a]QRコードを利用したUMIN IDを持たないメディカルスタッフによる評価について
[Q3151a]『医師臨床研修指導ガイドライン』における「その他(経験すべき診療法・検査・手技等)」の項目についてEPOC2上で記録を残すことは可能か
[Q3152a]管理者IDが3つあるようですが、パスワード更新申請は、それぞれのIDごとに更新申請をする必要がありますか。
[Q3153a]EPOC2の通知メールはどのアドレスに届くのでしょうか。
[Q3154a]EPOCの利用規約やEPOC運営委員会の規則等に、個人情報の取り扱いや情報セキュリティに関する文言等の記載はありますか。
[Q3155a]4月からEPOC2が運用開始となると、現行のEPOCは利用できなくなりますか?
[Q3156a]費用について、自院にて採用となった研修医の数×3000円でよろしいでしょうか?
[Q3157a]診療科の一括登録について
[Q3158a]参加施設の一括登録について
[Q3159a]QRコード入力によるメディカルスタッフ及び患者等の評価入力で、2回同じQRコードを読み取って、同じ名前・職種で入力した場合どうなりますか。
[Q3160a]ガイドラインでは《一般外来診療の到達レベルが分かるような代表症例の識別番号と、その患者で経験した症候や疾病・病態等の情報を、EPOC(3 章‐3 参照)などのシステムにより研修記録として管理することが求められる。》とありますが、EPOC2では一般外来をどこで登録するのでしょうか。
[Q3161a]3/25版のマニュアルを見ると、そもそもの研修プログラムの設定方法がわかりません。はじめの設定をするためには、マニュアルのどの部分を確認すればよいのでしょうか。
[Q3161a]経験すべき29の症候・26の疾患について、これらに含まれない症状を経験した場合は、経験値としてだけでありEPOC2には反映する方法がないのか
[Q3163a]評価票の代行入力に必要な紙の書式はありますか?
[Q3164a]UMIN IDを持たないメディカルスタッフの代行入力について
[Q3165a]患者IDの暗号化ですが、院内でパスワードを統一してもよいでしょうか。

◆新規・既利用申請について
[Q3101b]利用申請の手順について
[Q3102b]新規利用申請によって発行される管理用UMIN IDについて
[Q3103b]以前利用していたが、現在は利用しておらず管理用UMIN IDが不明です。
[Q3104b]以前利用していたが、現在はEPOCを利用しておりません。その場合、新規申請・既利用申請どちらになりますか。
[Q3105b]従来のEPOC(Standard/Minimum)で利用していた研修プログラム管理担当者用UMIN IDは継続して使用可能か
[Q3106b]2019年度1年目研修医は、2020年度(=2年目)からEPOC2を新規利用出来るか
[Q3107b]一括申請を行う場合、任意の文字列を設定することは可能か。
[Q3108b]試用系(運用系)はいつから利用出来るようになるのか
[Q3109b]研修プログラム管理担当者と研修施設担当者の違いについて
[Q3110b]協力病院の研修管理責任者として入力をしてきました。基幹型病院として利用する場合、現在利用しているIDで入力出来るのでしょうか。
[Q3111b]管理用UMIN IDのパスワード更新について/登録情報の変更について
[Q3112b]新規利用か既利用か不明の場合、どうしたらよいでしょうか。
[Q3113b]EPOC2利用申請にあたり、事前にUMIN ID取得しておく必要はありますか。
[Q3114b]EPOC2の利用料金について
[Q3115b]利用申請してから実際に利用可能(試用系含む)となる時期について
[Q3116b]利用申込みを行ってから連絡がない。利用申請の処理状況を教えてください。
[Q3117b]研修医、指導医等がUMIN IDを持っているかどうかわかりません。
[Q3118b]「研修プログラム管理担当者(=プログラム管理者)」はプログラム責任者と同等でしょうか。
[Q3119b]「研修プログラム管理担当者(=プログラム管理者)」となった場合、個人用UMIN IDを取得するとUMIN IDを2つ持つことになりますが、問題ないでしょうか?
[Q3120b]利用申請時の研修医予定人数に変更がある場合、申請後の変更は可能か
[Q3121b]利用申請すれば、利用料金支払い前に見積書、請求書を発行してもらえますか。
[Q3122b]新規利用申請(もしくは既利用申請)後に、申請時に入力した基本情報(病院長名、臨床研修指定病院名、支払元口座名義人カナ等)が変わってしまうのですが、新規利用申請(もしくは既利用申請)は、これらの基本情報が変わってからにした方がよいでしょうか。
[Q3123b]利用料金は、いつ払えばよいでしょうか。
[Q3124b]指導医等(もしくは研修医、メディカルスタッフ)が行う入力を事務部門(もしくは外部業者)で代行入力しようと考えています。その場合、指導医等(もしくは研修医、メディカルスタッフ)は、UMIN IDを取得する必要はないでしょうか。
[Q3125b]新規登録申請を行い、4月の開始に間に合わなかった場合、2020年度利用はできなくなるのでしょうか。
[Q3126b]利用申請は医師国家試験発表後の方がよいでしょうか。
[Q3127b]研修予定の医学生が全員国家試験に落ちて、研修医がゼロとなってしまいました。料金を支払う必要はありますか。
[Q3128b]昨年度新規利用申請を行いましたが、実際に使用はしておりません。この場合、EPOC2の申込は(新規・既利用)どちらでするべきでしょうか。
[Q3129b]管理用UMIN IDの登録情報が前任者や異動された方の氏名となっており、変更したい。
[Q3130b]研修医(指導医、メディカルスタッフ)のUMIN IDが自施設と異なる英字略称を使っているが、問題はないか。
[Q3131b]UMIN IDを複数持っている医師がいるが、どのように登録したらよいか
[Q3132b]一括申請を依頼中に、未登録者自身で新規申請が行われた。どちらが有効になるか。
[Q3133b]随分前に利用料金の振込をしたのに、EPOC2の研修プログラム運用状況の画面で入金状況が「なし」のままになっています。
[Q3134b]新規利用申請をしたのに何も連絡がありません。
[Q3135b]協力型研修指定病院として研修医を受け入れています。料金はいくら支払えばよいでしょうか。


[Q3136b]協力型研修指定病院として研修医を受け入れています。基幹型研修指定病院がEPOC2を使っていないのですが、EPOC2を使いたいと考えています。どうしたらよいでしょうか。


〇患者他(家族・親族含む)用FAQ・お問合せ

4.1 患者等の皆様はこちら


管理者用FAQ・お問合せ


一般的な質問


[Q3104a] EPOC2の説明資料について


[Q3105a] 現在Standard/Minimum EPOCを利用している2019年度研修医1年目は2020年度どのようにしたらいいのか


EPOC2はご利用になれません。2020度も引き続き従来のStandard/Minimum EPOCをご利用ください。
(2020年度はEPOC2との並行稼動となります。)



[Q3106a] 現在のStandard/Minimum EPOCのような区別はあるのか


EPOC2はStandard/Minimum EPOCの機能を統合しており、どちらの運用も可能となっております。



[Q3107a] EPOCで設定していた研修プログラムの設定をEPOC2に引き継ぐことは可能でしょうか


残念ながらできません。ただし、2020年度にEPOC2に設定した内容は2021年度以降のEPOC2に引き継ぐことは可能です。 尚、UMIN ID一括申請(Excelファイル)と研修施設リスト(Excelファイル)については、Standard/Minimum EPOCで過去に申請した個人のUMIN ID及び研修施設を再度申請しなおす必要はありません。



[Q3108a] 地域医療研修時に行うことが求められる「在宅医療」に関して


「経験症例/疾患の記録」にて症例をご登録いただく際、[診療の場]の項目があり、
その中の『在宅』を選択ください。



[Q3109a] 協力型病院の指導医の登録は必要か


UMIN IDを紐づけて評価を行うため、協力型病院の指導医のUMIN ID登録は必要となります。
プログラム管理者画面の「プログラム」タブはプログラム管理者のみ操作可能な範囲となります。
「施設」タブは研修プログラム管理者、協力型研修施設担当者が操作可能な範囲となりますので、
プログラム管理者側で協力型病院とその担当者を登録し、以降の作業を協力型病院で実施してもらうことが可能です。



[Q3110a] 事務部門で試用系を使っていろいろ設定や入力を試してみたいと思いますが、研修医、指導医等のUMIN IDは各個人用で事務部門では使えません。試用系を使うためにダミーのUMIN ID(実在しない人に対するID)を発行してもらえないでしょうか。


セキュリティ上の懸念があり、ダミーIDは発行できません。こうした場合、 事務部門の方に個人でUMIN IDを取得していただいて、研修医、指導医のUMIN IDの代用として、試用系で使っていただくようにお願いしています。事務部門でも、臨床研修業務に少しでも関係のある方は、個人用のUMIN IDを取得可能です。



[Q3111a] 研修医による評価は、診療科・病棟評価と研修医療機関単位評価もありますが、 これらも研修プログラム同様にプログラム管理者側で加工可能な形でダウンロード出来ますか


入力された各種評価データについて、同様にプログラム管理者側でダウンロード可能となります。



[Q3112a] 2020年度研修医1年目について、旧EPOC(Standard/Minimum)を利用することは出来ますか


ご利用出来ません。EPOC2をご利用ください。



[Q3113a] 2019年12月16日以降、α2版、β版において2020年度用の設定を行った場合、2020年4月運用開始の正式版はα2版、β版で設定した内容にて利用出来るのでしょうか


現在運用または運用が決まっている主要なEPOC2のリリースは下記となっています。


  • 2019年10月予定 α版 EPOC2 α 1.0(2019年10月21日リリース済
  • 2019年12月予定 α2版 EPOC2 α 2.0(2019年12月16日リリース済
  • 2020年3月予定 β版 EPOC2 β 1.0(2020年2月25日リリース済
  • 2020年4月予定 正式版 EPOC2 1.00(2020年3月30日リリース済


各々について、試用系と運用系が用意されます。

試用系 運用系
α1版
α2版
β版
正式版

(注意:α1版は設定やデータ入力ができないので、試用系と運用系の区別はありません。)


12月16日にα2版が利用可能になりますが、この時点でα2版試用系とα2版運用系が提供されます。
α2版の試用系の設定は、β版(3月)、正式版(4月)の試用系に引き継がれ、
運用系の設定は、β版(3月)、正式版(4月)の運用系に引き継がれます。
従って、α2の試用系で設定を行っても正式版の運用系には引き継がれません。
α2の運用系で設定すれば、実運用版の運用系に引き継がれます。

そのためトライアルを目的とした利用は試用系で行ってください。
その際登録するIDは在籍されております研修医、指導医のIDを用いていただいて問題ございません。

注意していただきたいのは、同様に研修医役や指導医役として架空のダミーデータを入力した場合のダミーデータも引き継がれる点です。
このため、正式版利用時にはα2版、β版でテスト利用した場合、研修医役や指導医役がα2版、β版でダミーで入力したデータも残ってしまいます。
EPOC2では従来のEPOC(Standard、Minimum両方)と同様に原則として入力データは消せない仕様となってます。


管理部門が設定に慣れるためや研修医や指導医に使い方を教えるためには下記の対応が必要となります。


  1. 管理部門がシステムの設定に慣れるために試用系を小規模に使い、設定を行う。
  2. 管理部門が試用系でなされた設定にもとづいて、研修医、指導医のデータ入力がどのようなものであるかを理解するために、研修医役、指導医役になって、試用系に小規模にデータ入力をする。
  3. 管理部門が試用系の運用に慣れたら運用系で設定を行う。ただし、運用系では、研修医役、指導医役になってデータ入力をしてはならない。


[Q3114a] 正式版の試用系はいつまで使えるのでしょうか


試用系は運用系と共に提供させていただく形となりますので、 試用系の利用期限のようなものはございません。
もちろん利用を開始してから、6か月たった時点で利用料金を支払わない場合には運用系も試用系も両方使えなくなります。
運用系が利用可能であればその時点で必ず試用系も使えます。

試用系に人数の制限はなく、また試用系の利用(研修医の登録)に対し利用料金が発生することはございません。



[Q3115a] 私物のスマホを使用するのか/個人のスマホ、インターネットを使用した場合にお金がかかる


個人のスマートフォンでの利用を基本的に想定しております。
ただし、医療機関で別途スマートフォンを用意しても問題はございません。 また、インターネットにアクセスできれば、パソコンからアクセスも可能ですので、個人のスマートフォンでの利用が難しい場合は、パソコンからの操作をお願いいたします。



[Q3116a] 院内専用スマホもしくはタブレットから操作できるとよい。


EPOC2のご利用はUMINセンターにありますEPOC2のWebサーバーにアクセスして行いますので、インターネット経由でアクセスが必要です。院内専用スマホもしくはタブレットからインターネットにアクセス可能であればEPOC2の利用は可能ですし、アクセス不可能であればEPOC2の利用はできません。各医療機関の施設内にインストールするような形式(パッケージ)でのご利用は出来ません。



[Q3117a] 個人のスマホを使用する場合のセキュリティに問題があるのではないか。


スマートフォンのセキュリティ管理(パスコードや指紋認証等に設定)及びスマートフォン上のWebブラウザのセキュリティ管理(パスワードを記憶させない等)は厳重に行ってください。EPOC2利用の際のセキュリティ管理に関しては、 EPOC2個人情報保護・研究倫理指針ができていますので、これを十分お読みください。インターネット上では、スマートフォンによる商取引(お金のやりとりを伴う活動であり、不正行為により、金品の詐取も可能)も活発に行われており、セキュリティ管理に注意を払えば、EPOC2の運用に問題はないと考えます。
なお、EPOC2は、患者の個人情報を保存しない仕様(登録は性別、年齢区分、症候・疾患名、経験日、診療科名等)になっており、患者情報の漏洩の危険性はありません。



[Q3118a] 360度評価では、すべての患者さんに評価してもらうのか?


ガイドライン上、「医師以外の医療職種や患者・家族などからの評価も含めた、いわゆる「360度評価」が望ましい」とされています。 QRコードでアクセスするメディカルスタッフ用画面では患者を含め誰からでも評価を受けることができるようになっていますが、すべての患者さんに評価をしてもらう必要はありません。



[Q3119a] スマートフォンだと見にくい、操作しにくい


スマートフォンでの操作が難しい場合は、パソコンでの対応をお願いいたします。



[Q3120a] 一つ一つの選択肢の文章が長くてつらい


原文が長いため、原文に忠実に掲載しようとすると長くなってしまいます。画面デザインは、より見やすいものとなるよう修正を行っていきます。



[Q3121a] 研修医評価は、評価票ⅠⅡⅢの3画面だけ評価するのか


指導医は、評価票ⅠⅡⅢの評価だけではなく、研修医が症候・疾患を登録した時の評価や、基本的臨床手技の評価も行います。
メディカルスタッフ、患者等は、評価票ⅠⅡⅢの評価だけ行います。
プログラム責任者は、すべての指導医による評価、メディカルスタッフ、患者等による評価に基づき最終的な達成度判定票による評価を行います。



[Q3122a] EPOC2のmini-CEX、DOPS、CbDによる評価がありましたが、何を元にEPOC2に入れられたのでしょうか。(2020/01/23)


臨床現場での評価(mini-CEX等)は臨床研修では必須ではありませんが(つまり使わなくても何も問題はありませんが)、 すでに実施されている研修施設もあること、卒前の医学教育モデル・コア・カリキュラムに記載があることから、EPOC2に盛り込んでいます。
なお、様式はコアカリに準拠しています。
医学教育モデル・コア・カリキュラム(平成28年度改訂版) p169-p171



[Q3123a] 患者IDの暗号化について(2020/2/20更新)
(2020/1/23時点)

患者IDは症例の初回登録時のみ、端末からサーバに送信され、暗号化されます。
暗号化はサーバ側で行い、暗号化キーは、研修医毎に別途設定しています。
暗号化キーは2つの暗号化キーがあり、暗号化キー1と暗号化キー2は別管理しています。
暗号化した患者IDと暗号化キー(1, 2)はそれぞれ、別管理しています。
端末で症例を表示するときには、暗号化した患者IDのみ表示します。
指導医等が復号ボタンを押下したときに、サーバ側で復号し、端末に表示します。
そのため、研修医毎の暗号化キーはサーバにのみ存在し、ネットワーク上の 通信には使用されません。 なんらかの理由により、暗号化した患者IDを取得された場合でも、暗号化キーは サーバにしか存在しないため、解読は非常に難しくなります。


患者IDは「患者IDの暗号化」ボタンを押下したときに、パスワードの入力を求めます。
入力したパスワードを用いて、端末の上で暗号化を行い、暗号化した患者IDのみを保存します。


そのため、暗号化前の患者IDとパスワードはサーバに送信しません。
パスワードを忘れると復号できなくなりますので、御注意ください。 UMINセンターでも復号はできません。御注意ください。


 患者IDを参照する場合は「患者IDの復号」ボタンを押下します。
こちらも、パスワードの入力を求めますので、研修医にパスワードを聞いて、入力してください。



[Q3124a] 【研修ブロック情報の管理】ページ内のブロックコードとは何のことでしょうか。


ブロックコードの数値自体に意味はございません。別々のブロックに同じブロックコードが重複して割り当てられないようにブロックコードの数値を設定ください。以前のEPOCでは、ブロックコードの数値の大きさで画面表示の順番が決まる仕様でしたが、現在ではそうではないため、数値の大きさに特に意味がなくなっています。将来は、ブロックコードを自動生成した方が便利なため、そうするよう改造予定です。



[Q3125a] EPOC(Standard/Minimum)/EPOC2の正式名称を教えてください。


EPOC(Standard/Minimum)は
Evaluation System POstgraduate Clinical training
の略称となります。


EPOC2は
E-POrtfolio of Clinical training
の略称となります。



[Q3126a] 個人用端末(スマートフォン、タブレット、パソコン等)の利用についての注意事項はありますか。


[Q3127a] EPOC2は今後医学生の卒前臨床教育の評価にも活用されるということでした。 EPOC2は、後期(専門)研修の評価にも同様に活用できるのでしょうか。


EPOC2の後期(専門)研修の評価への対応については、公式には何も決まっていませんが、EPOC2自体は後期(専門)研修への対応を想定して設計されています。 後期(専門)研修への対応については、今後検討予定です。
尚、現状でも、研修医が、EPOC2の初期臨床研修の記録を抽出して、専門医認定のための資料として提供(初期研修中に経験した専門分野の症例を専門医認定に活用する等)したり、指導医等が初期臨床研修の指導記録を専門医認定、継続のための資料として提出することは可能です。



[Q3128a] 「基本的臨床手技」の臨床手技26項目、検査手技5項目、診療録2項目について


医師臨床研修指導ガイドライン17頁 ④臨床手技 3)に具体例として、19手技が記載されています。
これらのうち、例えば⑦注射法は、皮内、皮下、筋肉、点滴、静脈確保、中心静脈確保と括弧書きされているのに加え、1)の医学教育モデルコアカリキュラム(2016 年度改訂版)の記述の中で、 注射(皮内、皮下、筋肉、静脈内)が記載されていることから、注射法として皮内、皮下、筋肉、静脈内、点滴、静脈確保、中心静脈確保の7つを項目立てしています。
また、⑨穿刺法は、胸腔、腹腔と括弧書きされているため、それぞれ項目立てしています。
以上より、評価する臨床手技は19手技ですが、項目数は26項目となっています。



[Q3129a] 研修プログラム、研修施設としては、研修医、指導医全員のUMIN IDを管理者が知っている必要がありますか?

管理者(研修プログラム管理担当者、研修施設担当者)は、自研修プログラム、自研修施設の研修医、指導医全員のUMIN IDを知っている必要があります。メディカルスタッフについては、UMIN IDを用いて評価を行うスタッフに関してのみUMIN IDを知っている必要があります。

1.既にUMIN IDを持っている研修医、指導医、メディカルスタッフはそのUMIN IDを管理者に通知する必要があります。ただし、メディカルスタッフについては、QRコードで評価する場合には通知する必要がありません。
2.まだUMIN IDを持っていない研修医、指導医、メディカルスタッフは、その旨を管理者に通知して、UMIN ID取得を依頼する必要があります。管理者は、一括登録でUMIN IDを取得して、該当の人に通知します。ただし、メディカルスタッフについては、QRコードで評価する場合にはUMIN IDを一括登録で取得する必要がありません。



[Q3130a] 評価にあたってのUMIN IDとQRコードの使い分け


QRコード入力といった場合に2つの意味があることにまずご留意ください。1つは、QRコード入力で直接入力画面にアクセスしてそのまま評価データを入力する場合(メディカルスタッフ、患者等)で、もう1つはQRコードでログイン画面でアクセスした上でUMIN IDとパスワードを入力して、入力画面にアクセスする場合(指導医等)です。ここでは、前者をQRコード入力と呼びます。
UMIN ID入力の場合には、他の利用者が入力したデータ(どのデータが参照できるかはアクセス権限によりますので、詳細はこちらをご参照ください)や自分が過去に入力したデータを参照できます。一方、QRコード入力の場合には、他の利用者が入力したデータは一切参照できないばかりでなく、自分が過去に入れたデータも参照できません)。メディカルスタッフは、両方の方式が可能なので、UMIN ID入力のメリットとUMIN ID発行の手間の両方を考慮して決めてください。


研修医:必ずUMIN IDを使う
指導医等:必ずUMIN IDを使う(入力画面へのアクセスを容易にするためにQRコードを活用することができます)
メディカルスタッフ:UMIN IDかQRコード入力のどちらかを行う。
  UMIN IDが望ましいのは、看護師長、主任等の管理的立場の人及び今後も継続して毎年評価する予定の人です。
  QRコード入力が望ましいのは、上記以外の人です。
患者等:必ずQRコード入力を行う。


利用者大区分利用者中区分利用者小区分UMIN IDの種類
研修施設
(医療機関等)
職員
医師研修医個人用UMIN ID
指導医等個人用UMIN ID
(QRコード入力は行わないが、入力画面へ容易にアクセスするためにQRコードを活用できる)
医師以外の
研修施設
(医療機関等)
職員
メディカルスタッフ個人用UMIN ID
(管理職、次年度以降も継続的に評価する方)
QRコード入力のためUMIN IDを使用しない
(管理職、次年度以降も継続的に評価する方以外)
管理者研修プログラム管理担当者3つの研修プログラム管理担当者用UMIN ID(=プログラム管理用ID)
  • epockanri-施設英字略称
  • epoctanto1-施設英字略称
  • epoctanto2-施設英字略称
※追加発行、文字列の変更等はできません。
研修施設担当者個人用UMIN ID
患者等患者等患者等QRコード入力のためUMIN IDを使用しない


[Q3131a] マニュアルがないとEPOC2は使えませんか?


既に11の研修プログラムによるテスト運用を行っていますが、その経験から、臨床研修の評価の仕組みを理解していればマニュアルはなくても使えることがわかっています。
特に研修医、指導医、メディカルスタッフが使うためにはマニュアルは必ずしも必要ありません。
ただし、管理者は、マニュアルがあった方が作業が大分楽になると思われます。


[2020/02/26]管理者用簡易マニュアルを公開しました。
管理者用簡易マニュアル


[2020/03/03]指導医用簡易マニュアルを公開しました。
指導医用簡易マニュアル



[Q3132a] EPOC2は、2020年4月からの実際の運用は可能でしょうか。


可能です。
EPOC2システム自体の機能は、2019年6月にはほぼ完成しており、テスト運用とこれにもとづく改良を重ねています。2020年2月には、β版をリリースしました。β版は、正式版と画面と機能が同様です。マニュアルの提供も開始しています。



[Q3133a] QRコードを使う場面について、教えてください。


QRコードを使う場面は主として下記の2種類です。

QRコードを使って、入力画面にアクセスして、そのまま入力(メディカルスタッフ、患者等)
QRコードを使ってアクセスした画面にUMIN IDとパスワード入力して、データ入力画面にアクセス(指導医等)



[Q3134a] 研修医から指導医に対する評価を入力することは可能でしょうか。


可能です。
研修医画面より、以下の対象について「研修医による評価」の入力が可能です。

  • 【指導医・上級医評価】
  • 【診療科・病棟評価】
  • 【研修医療機関単位評価】
  • 【プログラム全体評価】



[Q3135a] 夜勤で内科(又は外科)当直を実施した場合、一般外来研修のカウントはどのように入力すればよろしいでしょうか。 (当院は内科(外科)当直とは別に救急当直があるため一般外来に該当すると考えています 。)


ご照会いただいた当直が一般外来研修に該当するかについては、当方では判断いたしかねますので、地方厚生局もしくは厚生労働省にご確認ください。

仮に一般外来研修であるとした場合、当直を外来ローテーションの診療科として登録いただき、
一般外来研修の実施記録から、研修を実施した日付および時間数を登録していただくことになります。



[Q3136a] メディカルスタッフによる評価は、どの範囲で実施すればよいでしょうか。


メディカルスタッフによる評価は、特にどの範囲で実施しなければならないということはありません。研修プログラムの方針で決めていただく必要があります。ただし、研修医と接触の機会が少ないと評価できないと思いますので、看護師を主体に薬剤師、看護助手、病棟クラーク等による評価が想定されますが、放射線科技師、臨床検査技師に評価をさせる研修プログラムもあります。また例えば、評価させる看護師の範囲について、院内の看護師全員に評価させる研修プログラムもあります。以上は、EPOC2の研修医評価のために、UMIN IDを一括申請してくる研修プログラムとのやりとりから判明したものです。メディカルスタッフによる評価をQRコードで実施する研修プログラムについては、実際の評価入力が始まってしばらくたった時点で状況をお知らせします。



[Q3137a] 指導等の入力代行機能の導入時期と代行入力に使うUMIN IDについて教えてください。


指導等の入力代行機能の導入時期は、4月中の見込みです。 代行入力に使うUMIN IDは、研修医の代行入力と同じく、 研修プログラム管理担当者または研修施設担当者のUMIN IDを利用して、各々研修プログラム管理担当用画面及び研修施設担当者画面にログインしていただき、該当の指導医を選択して、入力する形になります。



[Q3138a] 研修医、指導医等、メディカルスタッフ、研修プログラム管理担当者、研修施設担当者について、各情報の参照(読み込み)権限、登録(書き込み)権限について教えてください。


以下のリンクの表に参照権限、登録の一覧が明記されていますので、ご参照ください。

表.各データ項目のアクセス権限



[Q3139a]  研修医、指導医等、メディカルスタッフのUMIN IDを事務部門で預かって、それらのUMIN IDを用いて、事務部門で代行入力してよいですか。


セキュリティ上の問題がありますのでやめてください。代行入力は、研修プログラム管理担当者、研修施設担当者が各々研修プログラム管理担当者、研修施設担当者のUMIN IDを用いて実施します。



[Q3140a] 研修医が指導医、メディカルスタッフに評価依頼をする方法(指導医、メディカルスタッフが研修医から評価依頼を受ける方法)


●症例登録
研修医が、 評価依頼をする指導医を選択し、確定することで
=>メールが届きます。
また、指導医がログインした画面で【症例登録】の承認依頼が表示されます。


●基本的臨床手技の登録
研修医の評価の有無に関わらず全研修医を一覧で確認でき、 その中から対象の研修医を選択、評価する。
=>メールは届かない。


●評価票Ⅰ/Ⅱ/Ⅲ
研修医がローテーションを選択し、評価を入力

ローテーションに割当られた担当指導医の場合
=>メールが届きます。

ローテーションに担当指導医が未割り当ての場合、その診療科に登録された指導医の中から選択し、確定することで
=>メールが届きます。
【評価票入力依頼】が担当指導医の画面に表示されます。


それぞれ上級医(EPOC2上ではローテーションに登録された担当指導医以外の医師を指します。)には届きません。


UMIN ID入力のメディカルスタッフの場合、ローテーションへの設定がないため、
=>メールは届きません。
メディカルスタッフがUMIN IDでログインした画面で研修医を選択し、入力します。


QRコード入力のメディカルスタッフの場合、ローテーションへの設定がないため、
=>メールは届きません。
QRコードを提示して、入力を依頼することになります。



[Q3141a] 2020年度から「選択必修科目」は無くなります。「研修ブロック情報の管理」の「選択必修」について


ガイドラインにはありませんが、
病院のプログラムによっては選択必修を設けている施設があり、
それに対応したものとなります。



[Q3142a] 病歴要約はEPOC2に登録できるのでしょうか。

EPOC2に病歴要約は登録出来ません。

指導医は、研修医が登録した『経験症候/疾患の記録』の中で、
【□病歴要約等を提出した】の欄にチェックが入っていれば
研修医が病歴要約等を作成しているか必ず確認していただく形になります。



[Q3143a] 担当指導医が不在になる可能性がある診療科(選択科)について、 代替措置として上級医の中で厚生労働省のガイドラインによる指導医としての資格を有する医師に研修医を評価してもらう場合、当該医師を担当指導医として登録することは可能か。

担当指導医として登録することは可能です。
また、該当医師に紙での様式に記載してもらい、管理者で代行入力を行うことも可能です。
代行入力のアクセス権限に関しては 【こちらをご参照ください。(2020/3/3時点)



[Q3144a] UMIN IDの登録をせず、QRコードのみ使用して評価を行うものはEPOC上、何か登録が必要となりますか。

事前に登録いただくものはございません。


画面サンプル(メディカルスタッフ(QRコード利用))よりご確認ください。



[Q3145a] EPOC2上の『指導医の管理』で指導医登録をしていない指導医が研修医を評価することはできないということでしょうか。

出来ません。

UMIN IDを持っているだけではどの研修医の評価を行うか、情報が一切ない状態となりますので、
貴事務局側で登録する(紐付ける)作業が必要となります。



[Q3146a] メディカルスタッフ(看護師、薬剤師等)の指導者が指導医(担当指導医を含む)、上級医を評価することは可能でしょうか。

メディカルスタッフ(看護師長、技師長等の管理職及び充分な経験や実績を有し指導的立場にある人も含め)が指導医、上級医を評価することは出来ません。



[Q3147a] 全般的にEPOC2でいう『上級医』の範囲について

・EPOC2における上級医:上級医は、臨床研修を既に終了した専攻医(3年目)以上の医師を指します。研修1年目の医師にとって、研修2年目の医師は、一般的な言葉の使い方では「上級」ではありますが、EPOC2の用語でいう上級医ではありません。

・EPOC2における担当指導医:担当指導医は、1)厚生労働省のガイドラインが規定する臨床研修指導医であり、かつ2)他の上級医(指導医である医師も含む)の評価も参考にして、当該診療科・病棟等における研修医評価を代表して行う医師です。

・EPOC2における指導医:現況のEPOC2のメニューにおける「指導医」は、上級医と意味が同じです。つまり「ガイドライン上の指導医」の要件を満たさない上級医も「指導医」のメニューから研修医の評価が可能です。「担当指導医」は、「ガイドライン上の指導医」の要件を満たす医師でなければなりません。



[Q3148a] 「研修医」メニューの「経験症候/疾患の記録」において指導医に評価を「システム上で依頼」する場合、 指導医の選択はどのように行うのでしょうか。

研修医が「経験症候/疾患の記録」の登録で『診療科』を選択する際、
・担当日のローテーション(担当日に紐づく診療科)
→ローテーションからの診療科選択(スケジュールに登録された診療科すべて)
 →施設・診療科検索(施設に登録されたすべての診療科)
が表示され、選択した診療科に登録された指導医が表示されますので、 研修医がそれを選択し『確定』することで、評価依頼が行われます。



[Q3149a] 「指導医」メニューの「mini-CEX/DOPS/CbDの登録/参照」において、 研修医が自己評価を入力しない場合でも、指導医のみが登録することは可能でしょうか。

研修医が自己評価を入力しない場合でも指導医のみで[mini-CEX/DOPS/CbDの登録]が可能です。



[Q3150a] QRコードを利用したUMIN IDを持たないメディカルスタッフによる評価について

(1)評価確定後も、再度QRコードを読み込めば修正可能なのか。
また、自身が入力した評価結果を閲覧できるのか。
→QRコードを利用した、UMIN IDを用いない評価の場合、修正は出来ず、再度評価を行う形になります。
どちらの評価を使用するかは施設の判断となります。
評価結果の閲覧は出来ません。


(2)評価の途中で一時保存はできるのか
→出来ません。


(3)「評価者情報の保存」と「評価者情報の読み込み」の違い
→例えば看護師が複数回評価を行う際、
自身の氏名、職種を「保存」することで、次回以降「読み込み」で
氏名、職種の入力の手間を省くことが出来ます。



[Q3151a] 『医師臨床研修指導ガイドライン』における「その他(経験すべき診療法・検査・手技等)」の項目についてEPOC2上で記録を残すことは可能か

「研修医」メニューの基本的臨床手技の登録/参照 より記録可能です。



[Q3152a] 管理者IDが3つあるようですが、パスワード更新申請は、それぞれのIDごとに更新申請をする必要がありますか。

パスワード更新を行う際は、それぞれのIDごとに更新申請をお送りください。
ただし、必ずしもこの3つのIDをすべて使用しなければいけないということはございません。1つ使用するだけですべての設定ができます。3つ発行しているのは、分担して作業する場合の便宜を考慮してのことです。



[Q3153a] EPOC2の通知メールはどのアドレスに届くのでしょうか。

一括申請いただきましたUMIN IDはそのままメールアドレスとなります。
(UMIN ID@umin.ac.jp形式のアドレス)


EPOC2の通知は、このメールアドレスに届きます。
必ずUMIN電子メール転送方法を参照の上、UMIN電子メールの転送設定画面から普段使っている電子メールアドレスに転送設定お願いします。



[Q3154a] EPOCの利用規約やEPOC運営委員会の規則等に、個人情報の取り扱いや情報セキュリティに関する文言等の記載はありますか。

UMINの情報セキュリティーと個人情報に関する考え方』 と
EPOC2ホームページ上で掲載させていただいております 『EPOC2個人情報保護・研究倫理指針(案)2020/3/9版』 をご確認ください。



[Q3155a] 4月からEPOC2が運用開始となると、現行のEPOCは利用できなくなりますか?

2019年度以前研修開始の研修医: 2020年度以降も現行EPOCが利用できます。休止等研修期間の延長がございますので、サポートは引き続き行われます。

2020年度以降研修開始の研修医: EPOC2のみサービス提供となり、現行のStandard/Miminum EPOCの利用はできません。



[Q3156a] 費用について、自院にて採用となった研修医の数×3000円でよろしいでしょうか?

こちらは”自施設を基幹型とした自プログラムに登録された研修医人数”となります。協力型として何人研修医を受け入れても費用は発生しません。



[Q3157a] 診療科の一括登録について

診療科の一括登録の際、キーとなるのは
「診療科名」と「研修ブロック」です。

『誤』

診療科名 診療科略称 研修ブロック
内科 内科 選択科
内科 消化器内科 選択科
内科 循環器内科 選択科

上記のように「診療科略称」で区別した場合、
こちらはすべて「内科」の「選択科」として扱われ、最新のデータ1つのみ登録されます。

そのため、下記のように「診療科名」を入力ください。

『正』
診療科名 診療科略称 研修ブロック
内科 内科 選択科
消化器内科 消内 選択科
循環器内科 循内 選択科



[Q3158a] 参加施設の一括登録について

一括登録用テンプレートファイルをダウンロード、
『参加施設』シートと『施設名』シートがあります。
登録されたい施設を『施設名』シートから検索し、『参加施設』シートに貼り付けてご利用ください。
名称が重複していてどちらか判別がつかない場合は、お手数ではございますが、 個別登録でご対応ください。
※こちらの機能は改修予定です。



[Q3159a] QRコード入力によるメディカルスタッフ及び患者等の評価入力で、2回同じQRコードを読み取って、同じ名前・職種で入力した場合どうなりますか。

同じQRコードでの入力というのは、同じ研修医に対して、同じ診療科・病棟等で、同じブロック(つまり連続した期間中)における評価であることを意味します。


現時点の仕様では、同じQRコードでの入力の場合、同じ名前・職種(患者等の場合は続柄)で評価すると評価が上書きされます。同じ名前でも職種(続柄)が違えば上書きされません。
現在の仕様ですと、同じ診療科・病棟に同姓同名で同じ職種の人がいた場合に問題が発生します。このようなことは非常に稀ですがありえないことではありません。ただし、このようなことがあれば、同じ診療科・病棟内では全員が知っているはずと思われます。


このような場合には、名前を区別できるように名前の文字列を工夫してください。例えば、「本郷太郎」という人が同じ診療科・病棟に2名いた場合には、「本郷太郎(主任)」、 「本郷太郎(新人)」等です。またメディカルスタッフの場合には、UMIN IDを用いた入力を行えば、区別できます。

現在の仕様には問題点もありますが、評価を上書きしたい(書き換えたい)という要望がある場合に対応可能だという利点もあります。今後、どうすべきかはご意見お待ちしています。



[Q3160a] ガイドラインでは《一般外来診療の到達レベルが分かるような代表症例の識別番号と、その患者で経験した症候や疾病・病態等の情報を、EPOC(3 章‐3 参照)などのシステムにより研修記録として管理することが求められる。》とありますが、EPOC2では一般外来をどこで登録するのでしょうか。

ガイドライン12頁に「一般外来の研修は、「Ⅱ 実務研修の方略」に規定されている「経験すべき症候」および「経験すべき疾病・病態」が広く経験できる外来において、 研修医が診察医として指導医からの指導を受け、適切な臨床推論プロセスを経て臨床問題を解決する研修を想定している。」と記載されていますので、 ご賢察の通り「研修履歴確認・症候/疾患からの登録」で診療の場を「外来」として登録していただければと存じます。



[Q3161a] 3/25版のマニュアルを見ると、そもそもの研修プログラムの設定方法がわかりません。はじめの設定をするためには、マニュアルのどの部分を確認すればよいのでしょうか。

マニュアルは、必要性の高いものからリリースしています。
関連資料添付のPDFの日付の早いものが最初に手をつける部分となります。


関連資料:



[Q3162a] 経験すべき29の症候・26の疾患について、これらに含まれない症状を経験した場合は、経験値としてだけでありEPOC2には反映する方法がないのか

デフォルトでは、経験すべき29の症候・26の疾患の欄には反映できないが、 評価票I、II、IIIには反映可能。ただし、各研修プログラム独自に症例・疾患を 追加できるので、デフォルトに加えて、その追加した範囲は、症候・疾患の欄でも反映可能です。



[Q3163a] 評価票の代行入力に必要な紙の書式はありますか?

こちらからダウンロードください。
評価票(PDF)
評価票(エクセルファイル)



[Q3164a] UMIN IDを持たないメディカルスタッフの代行入力について

UMIN IDを持たないメディカルスタッフの代行入力は
「施設メニュー」の「メディカルスタッフ等の評価票I/II/III代行入力」から入力可能です。


なお
・UMIN IDのあるメディカルスタッフの代行入力
・患者・家族等の代行入力
については現在検討中となっております。



[Q3165a] 患者IDの暗号化ですが、院内でパスワードを統一してもよいでしょうか。

セキュリティ上推奨できませんが、各病院の責任で判断お願いします。

患者IDの入力は必須ではありません。患者IDがないと後で該当の症例との突合ができないという意見が多かったため、機能として残してありますが、患者IDの入力を行わず、EPOC2の発行するEPOC症例IDを控えて、患者氏名、患者IDとの対応表を病院内に保管しておく方法が一番安全で確実です。今後、医学研究における症例登録(レジストリー)等でも症例登録する機会は増えてくると思いますが、患者IDは個人情報ですので、患者の同意がないと外に出せません。症例登録の場合には悉皆性を確保するために同意なしに行うこともあると思いますが、その場合には患者IDは提出はできませんので、やはり対照表を病院内に保管する運用になります。



新規・既利用申請について


[Q3101b] 利用申請の手順について


[Q3102b] 新規利用申請によって発行される管理用UMIN ID(=研修プログラム管理担当者用ID)について


EPOC管理用ID(=研修プログラム管理担当者用ID) は以下が発行されます。すべて付与される権限は同じです。

  • epockanri-施設英字略称
  • epoctanto1-施設英字略称
  • epoctanto2-施設英字略称
  • 管理用UMIN IDの追加発行、文字列の変更等はできません。



[Q3103b] 以前利用していたが、現在は利用しておらず管理用UMIN IDが不明です。


こちらで調査して通知しますので、お問い合わせよりご連絡ください。尚、管理用UMIN IDを、UMINセンターで削除することはありませんので、一度でもEPOCを使っていれば、必ず管理用UMIN IDは存在しています。
お問い合わせ


 管理用UMIN ID(=研修プログラム管理担当者用ID)は把握しているがパスワードが不明の場合は以下より申請ください。
パスワード更新申請(管理者用)


パスワード申請の際に記載する情報について、こちらは現在のご担当者様の情報でご申請ください。



[Q3104b] 以前利用していたが、現在はEPOCを利用しておりません。その場合、新規申請・既利用申請どちらになりますか。


既利用申請になります。管理用UMIN ID(=研修プログラム管理担当者用ID)がご不明の場合は[Q3103b]に記載の方法でお手続きをいただければと存じます。



[Q3105b] 従来のEPOC(Standard/Minimum)で利用していた管理者用UMIN ID(=研修プログラム管理担当者用ID)は継続して使用可能か


継続して使用可能です。



[Q3106b] 2019年度1年目研修医は、2020年度(=2年目)からEPOC2を新規利用出来るか


利用できません。
旧EPOC(Standard/Minimum)の2年目(2019年度研修開始研修医の2020年度)からの新規利用は可能ですが、旧EPOCとEPOC2のつのシステムを新規に運用するのは負担が大きく、 2019年度1年目研修医は従来どおり紙ベースでの評価を2020年度に行うことを推奨しております。


関連FAQ:
[Q3105a] 現在利用している2019年度研修医1年目は来年度どのようにしたらいいのか



[Q3107b] 一括申請を行う場合、任意の文字列を設定することは可能か。


一括申請を行う場合、任意の文字列を設定することはできません。UMINセンターで指名や施設の英字略称をもとに自動生成します。
申請施設(基幹型病院の)管理用UMIN ID(=研修プログラム管理担当者用ID)の英字略称を元に作成が行われます。



[Q3108b] 試用系(運用系)はいつから利用出来るようになるのか


試用系(運用系)のご利用には、利用申請(新規/既利用)が必要となります。
利用申請をいただいた後、申請施設専用のプログラムを作成します。
作成が完了後、『利用開始のお知らせ』が連絡先メールアドレスに届きますので、 そこからプログラムをご利用いただくことが可能となります。
研修医、指導医のご利用はUMIN IDをそれぞれ取得の上、研修プログラム管理担当者画面より 管理者がプログラムに登録をする必要がございます。



[Q3109b] 研修プログラム管理担当者と研修施設担当者の違いについて


研修プログラム管理担当者は、研修プログラム全体の設定・管理を行います。通常、基幹型病院の研修プログラム責任者や所轄の事務職員が担当することが通常です。
研修施設担当者は協力型病院、協力施設の担当者を想定しておりますが、基幹型病院で代行することも可能です。基幹型病院の研修施設担当者は、研修プログラム管理担当者が兼任することができますが、基幹型病院が同時に他の研修プログラムの協力型病院の場合には別途個人用UMIN IDを割り当てるのが一般的です。



[Q3110b] 協力型病院の研修施設担当者として入力をしてきました。このたび、研修プログラムを立ち上げ、基幹型病院となることになりました。現在利用しているUMIN IDで必要な設定ができるでしょうか。


協力型病院の責任者として登録された個人用UMIN IDで研修プログラム管理担当者としての業務はできません。
新たに研修プログラム(基幹型病院)として利用される場合、[新規利用申請]をいただく必要がございます。
この際に研修プログラム管理用のUMIN IDが発行されますので、研修プログラムの設定・管理にはこちらをご活用ください。



[Q3111b] 管理用UMIN IDのパスワード更新について/登録情報(氏名、所属等)の変更について


1.管理用UMIN IDのパスワードが不明の場合
以下より申請ください。
申請の際に入力される情報は、現在のご担当者様の情報で構いません。
パスワード更新申請(管理者用)
3つのIDのパスワードを更新される場合、3回に分けて申請ください。
(添付いただく証明証は1枚で問題ございません。)

申請の際、入力された情報は確認でのみ使われ、管理用UMIN IDの登録情報に影響しません。


2.管理用UMIN IDの登録情報(氏名、所属等)を変更いただく場合
オンライン利用者情報の変更 よりお手続きをいただければと存じます。



[Q3112b] 新規利用か既利用か不明の場合、どうしたらよいでしょうか。


過去に一度でもStandard/Minimum EPOCを利用したことがあれば、「既利用申請」となります。
一度も利用したことがない場合に「新規利用申請」になります。

過去に一度でも利用したことがあるかどうかわからない場合には、 お問合せフォームからお問合せ下さい。



[Q3113b] EPOC2利用申請にあたり、事前にUMIN ID取得しておく必要はありますか。


その必要はありません。

新規申請(Standard/Minimum EPOC既利用でない場合)は、
申請後に管理用UMIN IDが発行されますので、申請に先立ってUMIN IDは必要ありません。
既利用申請(Standard/Minimum EPOCを過去に一度でも利用したことがある場合)は、既に管理用UMIN IDが発行されておりますので、
その管理用UMIN IDを使って既利用申請をいただく形になります。



[Q3114b] EPOC2の利用料金について


継続利用、新規利用に関わらず研修医1名あたり3,000円(税込)です。
運用系に登録された研修医に対しての料金であり、試用系に登録された研修医については利用料金は発生しません。
研修医自身の事情(病気による研修中断等)や研修施設・その他の事情で、 臨床研修の期間が延長になった場合でも、
超過利用に対する料金の追加は発生しません。当該研修医が臨床研修を終了するまで、EPOCシステムを利用することができます。
また指導医、メディカルスタッフ、研修プログラム管理担当者、研修施設担当者については、利用人数に関係なく利用料金は発生しません。



[Q3115b] 利用申請してから実際に利用可能(試用系含む)となる時期について


UMIN ID一括申請、研修施設の一括申請 UMIN IDアップロード、ダウンロード 新規に場合も連動の必要ない 利用開始のご案内に1か月程度期間をいただいております。



[Q3116b] 利用申込みを行ってから連絡がない。利用申請の処理状況を教えてください。


例年、1月から5月にかけて利用申請が混みあい、1カ月程度かかっております。
お待たせしており誠に恐れ入りますが、利用申請の進行状況に関するお問い合わせは、 利用申請から1カ月以上経過した後にお願いします。お問合せをいただくことで担当者の仕事が増え、更に利用申請の処理が遅れますでのご配慮お願いします。


新規利用申請の場合、『新規利用申請書』を印刷して、捺印の上、UMINセンターに送付されているかご確認ください。
新規利用申請 手順3.



[Q3117b] 研修医、指導医等がUMIN IDを持っているかどうかわかりません。


研修医、指導医等がUMIN IDを持っているかどうか本人に確認してもわからない場合には、一括登録申請をいただく際に作成いただくリストの中に該当の研修医、指導医等を含めて申請ください。
UMINセンターでUMIN IDを持っているかどうかチェックを行い、持っていればUMIN IDをお知らせしますし、持っていなければ新規発行します。



[Q3118b] 「研修プログラム管理担当者(=プログラム管理者)」はプログラム責任者と同等でしょうか。


EPOC2上の「研修プログラム管理担当者(=プログラム管理者)」は、必ずしもプログラム責任者である必要はありませんが、プログラム責任者の指示のもとに作業する必要があります。勿論、プログラム責任者が研修プログラム管理担当者となっても何も問題はなく、そのように運用している研修プログラムもあります。


管理用UMIN IDとして3つのIDが発行されておりますが、3つの権限はまったく同じです。epockanri-xxxx はプログラム責任者に利用いただき、epoctanto1-xxxx、epocntanto2-xxxxは担当の事務方に管理いただくことを想定していますが、必ずしもその通りにしなければいけないということはありません。



[Q3119b] 「研修プログラム管理担当者(=プログラム管理者)」となった場合、個人用UMIN IDを取得するとUMIN IDを2つ持つことになりますが、問題ないでしょうか?


問題ありません。
研修プログラム管理担当者用UMIN ID(=プログラム管理者用ID)と個人用UMIN IDは扱いが異なりますので、 同じ方が両方を利用しても問題はございません。個人用UMIN IDを同じ方が2つ持つのは禁止されています。研修プログラム管理担当者は、試用系において、自分の個人用UMIN IDを研修医、指導医、メディカルスタッフに見立てて、設定の練習をすることができますので、個人用UMIN IDを取得することをお勧めします。
研修医、指導医等、メディカルスタッフ(UMIN IDを使う場合のみ)、研修施設担当者は、個人用UMIN IDをお使いください。



[Q3120b] 利用申請時の研修医予定人数に変更がある場合、申請後の変更は可能か


変更可能です。
(新規利用申請の場合は発行後)管理用UMIN IDを用いて [研修プログラム運用状況] からログインいただき、
【[2] システム利用可能研修医数 (年度別)】から変更ください。



[Q3121b] 利用申請すれば、利用料金支払い前に見積書、請求書を発行してもらえますか。


はい。新規申請、既利用申請後に開設通知を郵送していますが、その際に見積書、請求書を同封しています。必要な見積書、請求書の書式等ございましたら別途お送りいただければこちらで押印の上、返送させていただきます。EPOCでは、数多くの公的病院(国立大学病院、国立病院、都道府県立病院、市町村立病院等)に利用いただいており、今まで利用料金の支払いの事務手続きが問題となったことはありません。



[Q3122b] 新規利用申請(もしくは既利用申請)後に、申請時に入力した基本情報(病院長名、臨床研修指定病院名、支払元口座名義人カナ等)が変わってしまうのですが、新規利用申請(もしくは既利用申請)は、これらの基本情報が変わってからにした方がよいでしょうか。


新規利用申請、既利用申請とも早く申請しないと準備が遅れてしまいますので、変更を待つことなく申請お願いします。新規利用申請、既利用申請とも申請時の基本情報は、研修プログラム管理担当者用UMIN ID(=プログラム管理者用ID)を用いて、ログインして、変更することが可能です。ただし、新規利用申請の場合には、研修プログラム管理担当者用UMIN IDが郵便で届いて以降でないと変更できません。

連絡担当者の電子メールアドレスが変わらないのであればまず問題はありません。連絡担当者の電子メールアドレスは、連絡担当者本人だけが見られるアドレスではなく、臨床研修に関する業務を担当する複数の人が読めるアドレスが望ましいです。連絡担当者の電子メールアドレスが変わる場合は、事前にこちらからご連絡ください。病院名称、住所の変更の場合には、郵便が届かなくことが想定できます。新規利用申請、既利用申請ともいつのタイミングで、UMINから郵便物が送られるかは事前にはわかりません。病院名称、住所の変更の時点と郵便の送付時点が行き違いになると病院名称、住所が異なってしまう可能性があります。しかしながら、基幹型研修指定病院は地域では有名なはずなので、遠隔地への住所変更でなければ、郵便が届かないということはないと考えます。所在地の県名、市町村名が変わってしまう場合には、事前にこちらからご連絡ください。



[Q3123b] 利用料金は、いつ払えばよいでしょうか。


いつから支払うべきか: 国家試験の合格者が発表になり、実際に研修を開始する研修医の数が確定してから以降に支払うのが原則です。国家試験発表前に支払うこともできますが、不合格になった分の利用料金の返金はいたしません。

いつまでに支払うべきか: 利用申請後、利用可能となった日が3月31日以前の場合は、4月1日から6ヶ月以内(つまり9月末まで)、利用可能となった日が4月1日以降の場合は、利用可能となった日から6ヶ月以内にお支払いください。期日までに支払わないとEPOC2が使えなくなります。利用料金を支払えば再開は可能ですが、再開するまでに時間がかかり、その間EPOC2が使えません。

注意:利用可能となった日とは、利用開始の通知(見積書・請求書と一緒に送付されます)が研修プログラムに到達した日です。



[Q3124b] 指導医等(もしくは研修医、メディカルスタッフ)が行う入力を事務部門(もしくは外部業者)で代行入力しようと考えています。その場合、指導医等(もしくは研修医、メディカルスタッフ)は、UMIN IDを取得する必要はないでしょうか。


代行入力をする場合でも、指導医等(もしくは研修医、メディカルスタッフ)はUMIN IDを取得しなければなりません。その理由は、以下の2点です。

1.代行入力すれば、指導医等(もしくは研修医、メディカルスタッフ)は入力の必要がないので、確かに入力時にはUMIN IDは必要ありません。しかしながら、入力したデータを自分で参照したり、第三者に提供するためには、UMIN IDが必要です。特に第三者に提供する場合にはデータの真正性も問われます。

1)EPOC2データの自己参照: 指導医等であれば、自己の指導の実績として参照して、全国のデータと比較して自己の実績の位置づけを行うことができます。研修医であれば、自分の研修の実績として参照し、全国のデータと比較して自己の達成度の評価を行うことができます。
2)EPOC2データの第三者への提供: 指導医等が、専門医の新規認定・継続認定の審査を行う学会に提出して、自己の指導実績を提出して、審査のための資料とすることができます。研修医が臨床研修の経験症例・症候等を専門医の認定のために使う場合や後期研修応募の際に資料として提出する等ができます。指導医等や研修医が、専門医の新規認定・継続認定の審査を行う学会や後期研修応募者の審査を行う医療機関等に対して、EPOC2のデータをオンラインで提供できるように計画しています。

2.EPOC2は、システム開発・運用コストを抑えるために既存のUMINの利用者管理システムを使っています。このため、UMIN IDを取得しないとEPOC2は、利用者を認識できません。(少し詳細になりますが、厳密にいうとUMIN=EPOC2では、すべての利用者をUMINのシステムが付番している利用者の固有識別番号で管理しています。UMIN ID発行時に固有識別番号が生成され、1つの固有識別番号には常に1つのUMIN IDが紐づいています。各利用者のUMIN IDは変更可能ですが、固有識別番号が変わることはありません。)

注意:QRコードでデータ入力を行うメディカルスタッフは、EPOC2からは利用者として識別されませんので、自己の入力データの自己参照や第三者への提供はできません。



[Q3125b] 新規登録申請を行い、4月の開始に間に合わなかった場合、2020年度利用はできなくなるのでしょうか。

利用可能です。
2020年度利用申請自体の締切は2021年12月頃となります。



[Q3126b] 利用申請は、医師国家試験発表後の方がよいでしょうか。

できるだけ早く利用申請お願いします。早く申請してマイナスになることは何もありません。一方、早く利用申請すれば早く使える状態になり、準備に余裕が持てます。研修医の申請人数は申請後に変更可能ですので、国家試験の結果発表前に申請いただいて何も問題はございません。



[Q3127b] 研修予定の医学生が全員国家試験に落ちて、研修医がゼロとなってしまいました。料金を支払う必要はありますか。

ありません。ただし、既に料金を支払い済の場合には返金しません。



[Q3128b] 昨年度新規利用申請を行いましたが、実際に使用はしておりません。この場合、EPOC2の申込は(新規・既利用)どちらでするべきでしょうか。

管理用UMIN IDはそのままご利用いただけますので、
[既利用申請]になります。



[Q3129b] 管理用UMIN IDの登録情報が前任者や異動された方の氏名となっており、変更したい。

管理用UMIN IDの登録情報を変更いただく場合、 オンライン利用者情報の変更 よりお手続きをいただければと存じます。
EPOC2の管理に用いる専用IDとなりますので、必ずしも個人名を登録する必要はございません。
(ex.
氏:EPOC
名:研修担当)
※尚、現在(2020/02/20)、以下不具合が発生しており、登録情報の変更がEPOC2側に反映されない状態となっております。


[Q1207] UMIN IDの登録情報を変更したが反映されない。
EPOC2ご利用に際し、ご不便をお掛けし大変申し訳ございませんが、作業完了までお待ちいただければ幸いです。



[Q3130b] 研修医(指導医、メディカルスタッフ)のUMIN IDが自施設と異なる英字略称を使っているが、問題はないか。

問題ありません。自施設と異なる英字略称を利用されている場合も、問題なく登録いただけます。



[Q3131b] UMIN IDを複数持っている医師(もしくはメディカルスタッフ)がいるが、どのように登録したらよいか

医師(研修医、指導医とも)にEPOC2でどちらのUMIN IDを利用するか確認お願いします。
UMIN IDを1人の医師が複数持っていること自体ではEPOC2のご利用に直ちに影響はございません。管理者が、EPOC2で当該の医師が使うと想定してEPOC2の設定に使うUMIN IDと当該の医師が実施にEPOC2利用に際して使うUMIN IDが違う場合だけ、問題が 発生します。

UMIN IDを一つにされたい場合は、重複登録解消のお手続きを医師に依頼してください。


なぜ複数IDが発行されているのかですが、 UMIN ID発行時には、本人の名前と生年月日で同一の人かどうかをチェックしています。結婚による姓の変更、異体字(斎藤さんの「斎」と「斉」)、生年月日の間違い等の様々な要因で、既に登録済とのチェックが働かずに重複登録が発生します。同一人が複数のIDを持っていても、 管理側で登録するIDと研修医・指導医・メディカルスタッフで使用されるIDが同じであれば運用上問題ございません。



[Q3132b] 一括申請を依頼中に、未登録者自身が個人で新規申請が行われた。どちらが有効になるか。

先に処理されたIDが有効になります。どちらが先に処理されるかは事前に分かりません。
後に処理されるIDは上記IDが既に存在するため、重複発行はされません。



[Q3133b] 随分前に利用料金の振込をしたのに、EPOC2の研修プログラム運用状況の画面で入金状況が「なし」のままになっています。

例年6月一杯まで、新規・既利用申請とUMIN ID登録の処理を最優先に行っております。入金の確認は7月以降に行います。。すべての研修プログラムが少なくとも9月末までは利用料金の支払いがなくてもご利用になれますので、入金の確認についてのご照会は、7月以降にお願いいたします。尚、 もし何か手違いで利用停止になってしまってもその時点でご指摘いただければ、再開は簡単にできます。



[Q3134b] 新規利用申請をしたのに何も連絡がありません。

下記の2点をご確認ください。

1.新規利用申請書を郵送したかどうか。
新規利用申請書のオンライン作成新規利用申請書を作成しても、署名捺印して、UMINセンターの郵送しないと、新規利用申請手続きが完了しません。1か月以上たっても通知が来ない理由に大半がこちらです。
2.担当者のメールアドレスを間違えている。
担当者のメールアドレスが間違っている場合(打ち間違いによるメールアドレスのミス、または担当者でない人のアドレスになっている等)は、必要な通知が届きません。



[Q3135b] 協力型研修指定病院として研修医を受け入れています。料金はいくら支払えばよいでしょうか。

協力型研修指定病院(または研修施設)の場合には、原則として、何人研修医を受け入れても、料金を支払う必要はありません。すべて基幹型研修指定病院が一括して支払うことになります。

注1:基幹型研修指定病院が利用料金を支払わない場合には、協力型研修指定病院も使えなくなります。
注2:基幹型研修指定病院がEPOC2の利用申請をしていない場合には、そもそのその協力型研修指定病院がEPOC2を使い始めることができません。
注3:ある研修プログラムの協力型研修指定病院が、同時に自身の主宰する研究プログラムの基幹型研修指定病院でもある場合には(もしくは協力型研修指定病院が、名目上基幹型研修指定病院として自身でEPOC2の利用を申請した場合には)、EPOC2のシステム上、協力型として受け入れている研修医を名目上自身の研修プログラムの研修医として設定すれば、EPOC2を使うことができます。ただし、これら場合には、該当の研修医数分の利用料金を支払う必要があります。



[Q3136b] 協力型研修指定病院として研修医を受け入れています。基幹型研修指定病院がEPOC2を使っていないのですが、EPOC2を使いたいと考えています。どうしたらよいでしょうか。

ある研修プログラムの協力型研修指定病院が、同時に自身の主宰する研究プログラムの基幹型研修指定病院でもある場合には(もしくは協力型研修指定病院が、名目上基幹型研修指定病院として自身でEPOC2の利用を申請した場合には)、EPOC2のシステム上、協力型として受け入れている研修医を名目上自身の研修プログラムの研修医として設定すれば、EPOC2を使うことができます。ただし、これら場合には、該当の研修医数分の利用料金を支払う必要があります。